Apoio aos titulares durante os períodos de Consulta Pública e de reclamação
Âmbito
A organização da exposição e consulta pública é da responsabilidade da Entidade Executante e deve ter uma duração mínima de 20 (vinte) dias úteis. Finda a consulta pública, ainda há um prazo de mais 10 dias úteis, para submissão de reclamações, período em que os titulares podem ainda necessitar de esclarecimentos (para a descrição do procedimento, ver seção seguinte).
Nos pontos de consulta pública estão atendedores da EE, para apoiar aos titulares cadastrais na consulta dos seus dados e para os orientar em relação aos procedimentos de formalização que devem fazer, em particular para sair de “cadastro diferido”.
Dependendo do tamanho da zona a cadastrar, pode haver várias consultas públicas ao longo de uma Operação (devem ser numeradas e identificadas através do nome das seções cadastrais (bairros / lugares) que vão estar em exposição). Algumas delas podem sobre-se no tempo (ex. consulta pública #X a terminar e consulta pública #Y a iniciar). Os pontos de consulta pública devem ser próximos das respectivas seções cadastrais, pelo que, dependendo do tamanho da zona a cadastrar, é provável que nem todas as consultas públicas sejam feitas no mesmo local.
Finalidade
- Acompanhar e apoiar os titulares na consulta dos seus dados e na realização de procedimentos de formalização.
Intervenientes
- EE (atendedores do Gabinete de Apoio)
- Entidades responsáveis por procedimentos de formalização (Câmara, Cartório, Conservatória, etc.)
Sequência Típica
- Para cada titular que se dirige à consulta pública o(a) atendedor(a) pergunta em que bairro/lugar se situa o prédio e ajuda o titular a identifica-lo no mapa, tomando nota do respectivo número de polígono (nota: os limites administrativos sofrem alterações ao longo do tempo, pelo que o nome do bairro / lugar que o titular conhece pode não corresponder aos limites administrativos em vigor; se for o caso, para identificar onde fica o prédio, o(a) atendedor(a) pergunta por pontos de referência conhecidos pela população);
- O(a) atendedor(a) verifica que a seção cadastral onde fica o prédio está em consulta pública (consulta já iniciou, prazo da consulta não terminou);
- O(a) atendedor(a) ajuda o titular a identificar o seu prédio no edital da consulta e a verificar os dados que constam (tipo de prédio, área, nome do titular ou dos titulares, área, tipo de direito, número de NIF e decisão quanto ao estatuto de “cadastro” ou de “cadastro diferido”);
- Se o prédio está em “cadastro diferido” o(a) atendedor(a) explica ao titular o motivo do cadastro diferido e as acções que tem de fazer para que o seu prédio passe para cadastro; entrega a informação por escrito ao titular (onde deve ir, que documentos precisa levar, se pode beneficiar de isenções, etc..), mediante folha informativa ou outro instrumento do tipo;
- O(a) atendedor(a) faz os encaminhamentos necessários para as instituições relevantes (ex. Notário, Conservatória, Câmara, Casa do Direito, Casa do Cidadão);
- Sempre que necessário, marca atendimento jurídico ou social no Gabinete de Apoio (sempre que possível a pessoa deve ser atendida de imediato, pelo que se deve trabalhar para criar estas condições);
- O(a) atendedor(a) assegura-se que o titular entendeu o que deve fazer e porque é que o deve fazer, e que, uma vez concluídos os procedimentos, deve trazer cópia dos documentos de formalização à EE (a menos que a EE possa ter acesso a eles através das instituições que os emitem, de acordo com o fluxo acordado com estas entidades);
- O(a) atendedor(a) verifica se os contactos dos titulares estão certos e regista o atendimento, para efeitos de seguimento do processo ao longo do tempo;
- Os titulares que não comparecerem à consulta devem ser contactados, particularmente quando estão em situação de cadastro diferido, através dos meios disponíveis (telefone, correio eletrónico, pessoalmente, conforme o caso); deve se manter um registo dos contactos feitos (para evitar duplicações e para fazer o seguimento dos que efectivamente comparecem à consulta pública e são informados dos procedimentos de formalização a accionar).
Pós-Condição
- A caraterização provisória foi exposta em consulta pública, conforme previsto por lei, e os titulares e interessados tiveram oportunidade de verificar os seus dados.
- A caracterização provisória dos prédios em que não houve reclamação fica disponível para análise e validação pela EAT.