Tratar Informação Sobre as Evidências

Âmbito

As evidências foram anteriormente analisadas na fase de preparação da operação do cadastro, foram consultadas e eventualmente atualizadas durante a visita de campo e pretende-se agora, após a submissão da proposta/prédio para harmonização em BackOffice:

Perceber se houve alguma alteração relevante com impacto na clarificação da situação legal do prédio que possa condicionar a submissão da proposta à EAT.

Atualizar os dados da proposta com uma análise mais cuidada das evidências existentes.

Finalidade

• Atualizar a proposta com base na análise das evidências existentes ou encontradas nos sistemas legados (matricial, notarial e registo predial).

Interveniente

• EE (Qualificador).

Diagrama

Figura 45 - Tratar Informação sobre Evidências

Sequência típica

1. O Qualificador, para o <<prédio/proposta>> em causa, consulta e sistematiza na página evidências em bases de dados:
2. A lista das evidências registadas ordenadas cronologicamente pela data do registo, do facto; caso esta funcionalidade não esteja disponível no sistema, a análise é feita fora do sistema; é necessário analisar cada evidência e verificar qual a mais recente e a relação temporal com as demais;
3. As anotações colocadas pela triagem feita pela preparação;
4. As evidências colocadas posteriormente à visita de terreno, sinalizadas por comparação com a data dos registos efetuados no sistema; caso esta funcionalidade não esteja disponível no sistema, o registo de novas evidências anexadas é feito fora do sistema.
5. Evidências recolhidas em modo offline, com base em digitalização/fotografia de documentos.
6. Verifica a existência de registo predial, escritura pública e registo matricial;
7. No caso de faltar um dos 3 tipos, registo matricial, escritura ou alvará, registo predial, efetuar as buscas nos sistemas por titular ou número de registo (predial, matricial, escritura ou alvará);
8. Caso se encontre efetuar a respetiva associação;
9. Caso não se encontre mas se saiba que existe devido a prova documental recolhida no terreno, solicitar associação à respetiva entidade e contactar de imediato, por chat ou telefone, os serviços de indexação da respetiva entidade; registar no “log de evidências em falta” com número de processo, entidade, tipo de evidência e número de registo. O status deste log é actualizado em função do feedback que se vai recebendo das entidades envolvidas.
10. No caso de existir um registo predial, verificar se existe alguma outra evidência que lhe é posterior, nomeadamente uma escritura recente e aferir se existe alguma transação que não foi publicitada no registo predial; analisar e perceber qual a situação; se se tratar de um erro de sistema, transação não publicitada ou transação em curso. Proceder em conformidade e efetuar a respetiva anotação na proposta.
11. No caso de existir escritura pública, verificar se existem outras evidências que entram em contradição com esta, e depois da análise efetuar essa anotação na página de evidências;
12. No caso de não existir escritura pública ou alvará, ou qualquer outro título registar na <prédio>> qual a ação a ser realizada, e junto de que entidade; o sistema enviará a notificação automaticamente;
13. Efetuar as atualizações da proposta com base na informação das evidências e registar se existem discrepâncias em relação à declaração;
14. Sinalizar nesse estágio, qual a avaliação preliminar – Cadastro e Cadastro diferido.

Fluxograma

Figura 46 - Fluxograma Tratar Informação sobre Evidências