Emissão de Parecer para Casos Pendentes com vista à sua Caracterização Provisória
Âmbito
Determinadas <<Propostas>> podem ficar pendentes, pelo facto de não ter sido possível classifica-las num dado momento com exactidão. A título de exemplo, considera-se que uma dada formalização já foi solicitada no cartório ou na Câmara e aguarda a realização do ato; enquanto houver margem temporal a proposta fica como pendente pois se a escritura se realizar em tempo útil pode ser classificado como “Cadastro” em vez de “Cadastro Diferido”.
Assim, como rotina periódica, é necessário consultar estes processos pendentes e verificar e garantir que as ações para a sua resolução estão a ser executadas.
Contudo, à medida que uma determinada seção cadastral está “fechada” (com quase todos os prédios caracterizados provisoriamente), os processos que ainda se encontrarem pendentes deverão avançar, mesmo que isso implique irem para a consulta pública em situação de cadastro diferido.
Com efeito, nenhuma consulta pública pode ter início sem que a respectiva seção cadastral (ou respectivas seções cadastrais), esteja(m) caracterizada(s) na totalidade (ou seja, com todos os seus prédios caracterizados provisoriamente).
Finalidade
- Tratar processos pendentes em cadastro diferido visando a sua passagem para o cadastro definitivo.
- Tratar processos pendentes visando a sua entrada na caracterização provisória para “cadastro” ou “cadastro diferido”.
Interveniente
Diagrama
Figura 53 - Emitir Parecer sobre Casos Pendentes
Sequência típica
- O Backoffice ou o Gabinete de Apoio seleciona todos as propostas com ações pendentes, utilizando os filtros disponíveis; caso a gestão de fluxo dos processo não esteja a ser feita via sistema, recorrer à ferramenta de fora do sistema preparada para o efeito (folha de gestão de processos);
- Analisa a proposta e vê qual a ação pendente em curso;
- Contacta o titular cadastral pelos meios disponíveis, telefone, correio eletrónico, pessoalmente conforme o caso, e solicita uma atualização do ponto de situação;
- No caso de necessitar de esclarecimentos de ordem legal, o operador encaminha o titular para contacto direto com o Qualificador legal;
- O Qualificador legal, presta os esclarecimentos e atualiza o registo de ações com a data prevista para a próxima ação, bem como breve anotação do esclarecimento e apoio prestado;
- No caso de o processo estar pendente numa das entidades que fazem parte da EAT, o operador contacta o ponto focal da entidade em causa (CM, DGRNI CN, DGRNI CRP, CD), inteirando-se do andamento do processo e solicitando as melhores démarches para a sua conclusão;
- Em função do feedback o Backoffice ou o Gabinete de Apoio atualiza o registo de ações com a data prevista para a próxima ação;
- O processo é encaminhado para emissão de parecer, mesmo que as ações pendentes não tenham sido todas concluídas com sucesso;
- O Backoffice ou o Gabinete de Apoio fecha o processo e passa para o seguinte.
Pós-Condições
- As ações a serem desencadeadas para resolução de processos pendentes foram monitorizadas.
- Todos os prédios de seções cadastrais prontas para consulta pública estão caracterizados provisoriamente.